Mise en place de workflows d'approbation

Automatisez vos processus de validation pour garantir la conformité et la qualité de vos documents.

Types de workflows

#

Approbation simple

- 1 niveau de validation
- Approbateur unique
- Processus rapide
- Idéal pour les petites structures

#

Approbation hiérarchique

- Plusieurs niveaux successifs
- Validation en cascade
- Escalade automatique
- Pour les grandes organisations

#

Approbation parallèle

- Plusieurs approbateurs simultanés
- Majorité ou unanimité
- Délais optimisés
- Expertise multiple requise

Configuration d'un workflow

#

Étape 1 : Définir les déclencheurs

- Type de document : factures > X €
- Client spécifique : comptes stratégiques
- Montant : seuils personnalisables
- Conditions métier : première facture, etc.

#

Étape 2 : Choisir les approbateurs

- Rôle : Manager, Directeur financier
- Personne nominative : John Doe
- Groupe : Équipe comptabilité
- Conditions : selon montant, client, etc.

#

Étape 3 : Paramétrer les délais

- Délai d'approbation : 24h, 48h, 1 semaine
- Rappels automatiques : après X heures
- Escalade : vers le niveau supérieur
- Expiration : validation automatique ou rejet

Gestion des approbations

#

Interface approbateur

- Dashboard dédié aux validations en attente
- Aperçu rapide du document
- Historique des modifications
- Commentaires et annotations

#

Actions possibles

- Approuver : Validation simple
- Approuver avec commentaires : Validation avec remarques
- Rejeter : Refus avec motif obligatoire
- Demander des modifications : Renvoi avec instructions
- Déléguer : Transfert vers un autre approbateur

#

Notifications

- Email : Nouvelle demande d'approbation
- Push : Notification mobile
- Slack/Teams : Intégration collaborative
- SMS : Urgences uniquement

Workflows prédéfinis

#

Facturation standard

1. Création par commercial/comptable
2. Vérification automatique conformité
3. Approbation si montant > seuil
4. Envoi automatique une fois validé

#

Gros montants

1. Création du document
2. Pré-validation manager direct
3. Validation finale direction
4. Archivage sécurisé

#

Nouveau client

1. Création fiche client
2. Vérification informations légales
3. Validation commerciale
4. Approbation crédit management

Exceptions et urgences

#

Mode urgence

- Bypass temporaire du workflow
- Justification obligatoire
- Validation a posteriori
- Audit trail complet

#

Approbation déléguée

- Congés et absences
- Délégation automatique
- Approbateur suppléant
- Notification au titulaire

Reporting et analytics

#

Métriques de performance

- Délai moyen d'approbation
- Taux de rejet par approbateur
- Goulots d'étranglement
- Respect des SLA

#

Tableaux de bord

- Vue globale des workflows
- Alertes sur les retards
- Statistiques par période
- Analyse des tendances

Optimisation continue

#

Analyse des processus

- Identifiez les étapes sans valeur ajoutée
- Rationalisez les circuits trop complexes
- Adaptez les seuils selon l'expérience
- Automatisez davantage les validations

#

Formation des équipes

- Sensibilisez aux enjeux de conformité
- Formez sur les outils d'approbation
- Établissez des procédures claires
- Mesurez l'adoption et l'efficacité